Stimmt der Gesetzgeber hat es im Finanzgesetz von 2016 und auch in den nachfolgenden Klarstellungen sehr einfach für den Kassenhersteller definiert:
Es müssen alle Daten im Klartext vorhanden sein. Es gibt kein genaues Format, beispielsweise bestimmte Datenfelder oder Datenformate, noch definierte Dateiformate, außer des darf nicht proprietär sein.
Das Format des Fiskalarchivs
Das ist eindeutig als „nicht proprietär“ definiert. Damit fallen Formate wie pdf, xlsx oder docx durch den Rost, sie sind nicht erlaubt. Möglich sind hingegen csv, txt oder JSON, denn diese Formate können ohne jede zusätzliche Software von jedem Computer gelesen werden.
Die Inhalte des Fiskalarchivs
In seiner Einfachheit ist der französische Gesetzgeber sehr klar: Alles muss enthalten sein!
Dieses „Alles“ hat jedoch einen Bezugspunkt. Es müssen alle Daten enthalten sein, welche die Kassenoperationen nachvollziehbar machen. Also alle Belegdaten, auch die einzelnen Zeilen, alle periodischen Abschlüsse und alle anderen Belege welche den Kassenbestand verändern.
Der Zeitraum eins Fiskalarchivs
Hier setzt der Gesetzgeber nur eine obere Grenze: Es dürfen nicht mehr als 365 Tage enthalten sein. Nicht mehr und auch nicht weniger. Er untersagt aber nicht mehrere kleinere Archive, zum Beispiel monatliche Archive , zu erstellen.
Und was sagen die Zertifizierungsstellen?
Die übernehmen natürlich die Regeln des Gesetzgebers und überprüfen deren Einhaltung, sie erweitern Sie jedoch nicht. Aber bei der Überprüfung muss eine Beschreibung des Archivs und ein Prüftool vorhanden sein. Und hier wird es jetzt bereits schwierig, denn diese beiden Punkte müssen noch zusätzlich zum POS-System und der Konformität erstellt werden. Mit der fiskaltrust.Middleware sind sie hier abgesichert, denn es gilt „Compliance-as-a-Service“! Sie erhalten beides jederzeit hier auf der Webseite von fiskaltrust.
Fiskalarchive müssen verständlich sein!
Da sind sich Gesetzgeber und Zertifizierungsstellen einig. Falls eine Finanzkontrolle bei einem Kassenbetreiber erfolgt muss er denn Nachweis der Gesetzeskonformität erbringen. Und gleich danach muss er die geforderten Fiskalarchive vorlegen. Falls er sie noch nicht erstellt hat oder nicht extra gesichert hat, muss er dem Auditor eine Anleitung in französischer Sprache aushändigen, wie die Archive zur Verfügung gestellt werden.
Und gleichzeitig muss in dieser Anleitung eine Erklärung des Archivs enthalten sein. Welche Struktur hat das Archiv, welche Daten sind enthalten, was bedeuten die einzelnen Datenfeld und noch viel mehr. Genau das ist in der Dokumentation von fiskaltrust enthalten. Zusätzlich erklären wir den Inhalt eines Archives in leicht nachvollziehbaren Beispielen. Damit kann die Kontrolle einfach, ruhig und reibungslos erfolgen.
Fiskalarchive müssen vor Manipulation geschützt werden!
Gleich wie die Belegkette müssen die Archive geschützt werden. Einerseits muss der Archiv-Beleg selbst gegen Manipulation gesichert sein. Andererseits gilt dies auch für das Archiv, für die physikalische Datei selbst.
Sicherheit vor Verlust
Die einfachste Art der Sicherheit für Archive ist Aufbewahrung. Für Fiskalarchive gilt wie für alle Buchhaltungsdaten die Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren plus das aktuelle Geschäftsjahr. Dies muss der Kassenbetreiber sicherstellen. Er muss die erstellten Daten und/oder Archive so aufbewahren, dass sie nicht gelöscht, zerstört, gestohlen werden oder sonst irgendwie verschwinden können. Natürlich ist dies für den Kassenhersteller kaum sicherzustellen, er kann den Händler und/oder Betreiber nur darauf hinweisen. Jedoch gibt es eine Lösung mit dem fiskaltrust.ArchiveAuditable! Die Archivdaten werden für 6 Jahre zusätzlich zum laufenden Jahr in einem revisionssicheren Speicher außerhalb des POS-Systems abgelegt. Die beste Variante um die Archive vor Verlust zu schützen, ist sie einfach außerhalb bei einem Dritten abzulegen. Denken wir nur daran wie schnell eine Festplatte defekt ist, ein USB-Stick verloren geht oder das ganze POS-System defekt ist.
Die Vollständigkeit sicherstellen
Der Kassenbetreiber ist verpflichtet die Vollständigkeit der Archivdaten sicherzustellen. Die enthaltenen Daten werden vom POS-System zur Verfügung gestellt und sollten Vollständig sein, dafür ist der Kassenhersteller zuständig. Aber jedes einzelne Archiv muss in chronologischer Reihenfolge vorhanden sein, dafür ist der Kassenbetreiber zuständig. Auch hier ist schnell ein Missgeschick passiert! Nur ein einziges Mal vergessen das Archiv auf den USB-Stick zu sichern oder es werden zwei verschiedene Sticks verwendet und einer verschwindet, oder, oder, oder. Auch hier gibt es genug Möglichkeiten für Fehler.
Den Inhalt überprüfen
Genau das schreibt der Gesetzgeber vor! Es muss ein Tool geben, welches den Inhalt des Archivs prüft und vorhandene Fehler meldet. Dieses Hilfsprogramm muss während einer Kassenprüfung vom Kassenhersteller und/oder vom Kassenbetreiber zur Verfügung gestellt werden. Es muss einfach verwendbar, auf französischer Sprache sein und auch eine Anleitung in Französisch muss dem Auditor zur Verfügung gestellt werden.
Auch hier kann fiskaltrust unterstützen. Mit der Archivierung von fiskaltrust kann auch das Hilfsprogramm von der Webseite verwendet werden. Es steht kostenfrei zur Verfügung und erfüllt alle Anforderungen.