Als Steuerpflichtiger sind Sie verpflichtet, die von Ihrer Software oder Ihrem POS-System aufgezeichneten Daten zu archivieren. Fragen Sie sich, wie die Gesetzeslage  ist und wie Sie sie umsetzen können? fiskaltrust geht im Detail darauf ein, was das Gesetz vorschreibt und erklärt, wie Sie die aktuelle Gesetzgebung einhalten können.

Das Archiv im Sinne des Gesetzes

Der Zweck des Archivs besteht laut Gesetz darin, die Speicherung und Fixierung von Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt festzulegen.

  • Das Gesetz schreibt vor, dass das Archivierungsverfahren mit Hilfe einer technischen Vorrichtung durchgeführt wird, die die Unversehrtheit des erstellten Archivs im Laufe der Zeit gewährleistet. Diese technische Vorrichtung muss auch sicherstellen, dass das erstellte Archiv genau mit den ursprünglichen Daten übereinstimmt, aus denen es erstellt wurde.
  • Das Gesetz lässt Ihnen die Wahl, die Aufzeichnungen POS-System aufzubewahren. Oder, wenn Ihr System ein Löschverfahren bietet, die Aufzeichnungen außerhalb der Software oder des Systems zu speichern. Das Gesetz nennt einige Beispiele für externe physische Datenträger: USB-Stick, optische Datenträger oder eine externe Festplatte.
  • Das gewählte Archivmedium muss sicher sein. Das Gesetz schreibt keine technische Lösung vor, um diese Sicherheit zu gewährleisten, sondern legt fest, dass das Archivmedium die Integrität der archivierten Daten und ihre Verfügbarkeit im Falle einer Prüfung gewährleisten muss.
  • Das Gesetz sieht auch vor, dass Sie sich an einen externen Archivar wenden können, der sich in Ihrem Namen um die Erhaltung Ihrer Archive kümmert.
  • Die Daten im Archiv müssen für die Finanzbehörden im Falle einer Kontrolle leicht lesbar sein, auch wenn Sie Ihre Software oder Ihr Kassensystem geändert haben. Zu diesem Zweck schreibt das Gesetz vor, dass die Archivdaten in einem offenen Format gespeichert werden müssen. Auch hier werden einige Beispiele gegeben, wie txt, csv oder xml Dateien.
  • Jedes Archiv muss von der Software oder dem POS-System zuverlässig zurückverfolgt werden können. Auch die Rückverfolgbarkeitsdaten des Lösch- und Archivierungsverfahrens müssen aufbewahrt werden.
  • Das Gesetz schreibt keinen Zeitraum für die Erstellung eines Archivs vor, legt aber fest, dass ein Archiv nicht mehr als ein Jahr (365 Tage) an Daten enthalten darf. Der Zeitraum kann jedoch auf einem Kalenderjahr oder einem Geschäftsjahr basieren.
  • Der Hersteller Ihrer Software oder Ihres POS-Systems muss Ihnen eine Funktion zur Verfügung stellen, mit der Sie Archivdateien erstellen können. Sie sind jedoch verpflichtet, die archivierten Daten während der gesetzlichen Frist von 7 Jahren (6 Jahre plus das laufende Jahr) aufzubewahren.

Das Fiskalarchiv nach den gesetzlichen Anforderungen selbst umsetzen

Vorsicht, wenn Sie dachten, es reiche aus, Daten von Zeit zu Zeit auf einem USB-Stick zu speichern also zu exportieren. Der Gesetzgeber unterscheidet klar zwischen Datensicherung und Datenarchivierung. Eine Datensicherung ist in der Tat nur ein zu einem bestimmten Zeitpunkt exportierter Datensatz, der es Ihnen ermöglicht, Ihr System im Falle eines Ausfalls wiederherzustellen. Dies ist nicht zu verwechseln mit der Archivierung, wie sie oben beschrieben wurde.

Wenn Sie die Archive selbst verwalten wollen, müssen Sie zunächst ein Speichermedium festlegen. Die Archive können lokal auf Ihrem System oder auf einem externen Medium (USB-Stick, Festplatte, etc.) gespeichert werden. Auch hier ist eine Stolperfalle eingebaut:

Kann das Medium die Daten technisch über den gesamten Zeitraum speichern? Im Handel erhältliche CD-ROMs garantieren zwischen drei und fünf Jahren.

Was passiert wenn der kleine USB-Stick verloren geht? Sie selbst sind verantwortlich, dass die Archive über den gesamten Zeitraum zur Verfügung stehen.

Sie müssen dann ein sicheres Archivierungsverfahren entwickeln. Das heißt, dass Sie die Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt fixieren und unveränderbar machen können. Beachten Sie, dass bei diesem Verfahren, dass die Archive nicht in einem proprietären Format vorliegen dürfen. Die Archive müssen für die Steuerbehörden jederzeit ohne spezielle Software lesbar sein. Da der Inhalt nicht standardisiert ist, müssen Sie eine spezielle Dokumentation für die Steuerbehörden erstellen, die eine detaillierte Erläuterung der Daten im Archiv enthält.

Auch hier ist ein Problem versteckt, welches Sie nicht außer Acht lassen sollten: Sobald Daten klar lesbar sind, können Sie von jedem leicht geändert werden. Wie stellen Sie sicher, dass die Daten über mindestens 7 Jahre unverändert bleiben bzw. die Änderungen erkannt werden?

Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass jede Archivierung zuverlässig nachverfolgt werden kann. Auch hier ist eine gewisse Entwicklung erforderlich, um ein spezielles Protokoll in Ihrem System zu erstellen und es zu verketten und zu sichern.

Nachdem Sie Ihr Archivierungsverfahren und die Rückverfolgbarkeit der Archivierung festgelegt haben, müssen Sie das gewählte Speichermedium sichern. Wenn Sie sich beispielsweise dafür entscheiden, Ihre Archive auf einem USB-Stick zu speichern, müssen Sie sicherstellen, dass dieser sieben Jahre lang jederzeit verfügbar ist, damit Sie ihn im Falle einer Steuerprüfung dem Prüfer aushändigen können. Außerdem müssen Sie dem Prüfer ein Tool an die Hand geben, mit dem er die Integrität der auf dem USB-Stick enthaltenen Unterlagen überprüfen kann. Mit anderen Worten, ein Mittel, um zu überprüfen, ob die auf dem Stick enthaltenen Archive mit den Originaldaten identisch sind und ob sie in keiner Weise verändert wurden. Auch hier ist ein wenig Entwicklungsarbeit erforderlich.

Die Steuerunterlagen Ihres Unternehmens selbst zu erstellen und aufzubewahren ist möglich, aber mühsam! Natürlich können Sie das Archiv auf einer externen Festplatte, einem USB-Stick oder im POS-System selbst speichern. Aber was passiert, wenn das Speichermedium verloren geht oder beschädigt wird? Was tun Sie, wenn Ihr POS-System nicht mehr funktioniert? Das ist eine Katastrophe, wenn die Steuerprüfung kommt, weil Sie die geforderten Nachweise nicht mehr erbringen können. Wie bereits erwähnt, geht es beim Archiv nicht nur um die Aufbewahrung von Daten. Wie wollen Sie gegenüber dem Prüfer nachweisen, dass die Daten nicht verändert wurden?

Um es nochmals kurz zusammenzufassen: Der PosOperator braucht von Ihnen ein Kassenarchiv, das in einem offen Format (jederzeit lesbar) erstellt wird. Welches mindestens sieben Jahre aufbewahrt werden muss und jede Änderung unmöglich oder zumindest nachvollziehbar macht. Zusätzlich müssen Sie eine Dokumentation des Archivs erstellen und auch eine Prüfsoftware in französischer Sprache anbieten. Und auch die Dokumentation und das Tool muss diese sieben Jahre zur Verfügung stehen und funktionieren. Das kann eine unüberwindbare Hürde in der Entwicklung von POS-Systeme darstellen.

Bleiben Sie auf der sicheren Seite! fiskaltrust hat die Lösung, die Sie brauchen.

Erleichtern Sie sich das Leben mit dem fiskaltrust.ArchiveAuditable

fiskaltrust steht für Kassensicherheit. Wir garantieren aber nicht nur die Unveränderbarkeit von Daten und die Nachvollziehbarkeit von Belegen. Auch die Archivierung ist für fiskaltrust von größter Bedeutung! Wir kennen die französischen Sicherheitsvorschriften für Registrierkassen und wissen, dass sie eingehalten werden müssen und auch wie das erreicht werden kann.

Selbstverständlich unterstützen wir unsere Partner mit der fiskaltrust.Middleware dabei, dass die POS-Systeme gesetzeskonform sind. Dies geschieht mit minimalen Auswirkungen auf das Tagesgeschäft, so dass sich jeder PosOperator auf sein Tagesgeschäft konzentrieren kann, ohne sich auch noch um dieses Gesetz kümmern zu müssen. In diesem Sinne geht fiskaltrust.Middleware noch einen Schritt weiter und bietet Ihnen ein zuverlässiges und revisionssicheres Archiv.

So bietet fiskaltrust.Middleware ein Archiv, das fiskaltrust.ArchiveAuditable, das auf den ISCA-Grundsätzen basiert, die dem Gesetz zugrunde liegen:

  • Unveränderlichkeit
  • Sicherheit
  • Aufbewahrung (Datenspeicherung)
  • Archivierung

Mit unserem fiskaltrust.ArchiveAuditable werden alle Summenzähler für einen frei wählbaren Zeitraum (maximal ein Jahr) fixiert. Ein archivspezifischer Beleg wird eigenständig erstellt, dann verkettet, gehasht, signiert und schließlich in einem Protokoll gespeichert. Der Archivbeleg enthält alle diese Summenzähler und kann nicht mehr verändert werden. Zusätzlich wird eine Datei mit allen Belegdaten für den Archivzeitraum bereitgestellt.

Sobald Sie also ein Archiv über Ihr POS-System erstellen, wird auch ein Archiv in der fiskaltrust.Cloud angelegt. Diese Archive können Sie dann jederzeit und schnell über das fiskaltrust.Portal abrufen. Und dies für mindestens 6 Jahre zusätzlich zum laufenden Jahr.

Ein Fiskalarchiv kann nicht sicherer sein als an einem Speicherort, auf den Sie nur lesenden Zugriff haben! Denn auf diese Weise ist es absolut unmöglich, Änderungen vorzunehmen. Und bequemer kann eine Kassenprüfung nicht sein: Sie loggen sich in das Portal ein und laden das Zertifikat und das Archiv auf einen USB-Stick, den Sie dann dem Prüfer aushändigen.

Selbstverständlich liegen die Daten in einem neutralen Format vor, so dass der Prüfer sie leicht lesen kann. Außerdem hat fiskaltrust einen speziellen Leitfaden für die Steuerbehörden erstellt, um die Prüfung zu erleichtern und die von der fiskaltrust.Middleware erstellten Archive im Detail zu beschreiben. Um den Prüfern die Arbeit so leicht wie möglich zu machen, hat fiskaltrust auch ein unabhängiges Tool entwickelt, mit dem die Integrität der Archive überprüft und festgestellt werden kann, ob Änderungen an den Originaldaten vorgenommen wurden.

Und für den Fall, dass Sie in all dem Trubel der Steuerprüfung nicht mehr wissen, wie das fiskaltrust.Archiv funktioniert, haben wir im fiskaltrust.Portal eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Sie erstellt.

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