Besonders diese drei Begriffe haben es in sich und werden nicht immer richtig verwendet. Besonders unangenehm wird dies, falls der eine Begriff durch den anderen ausgetauscht wird. Dabei ist die Verwirrung schon vorprogrammiert. Besonders mit dem Blickpunkt auf die Sicherheit von Registrierkassen ist der Umgang und die Verwendung der Daten ein sehr wichtiger Aspekt.
Klären wir daher heute die drei wichtigsten Begriffe, wenn mit Datenbeständen gearbeitet wird.
Datenexport
Der Export von Daten ist die einfachste und grundlegendste Art Daten aus einer Applikation zur Verfügung zu stellen. Denn jedes POS-System (und auch alle anderen Anwendungen) verarbeiten die Daten in einem eigenen, sogenannten proprietären, Format. Und mit einem Export können die vorhanden Daten ohne Formatierung oder mit einem Standardformat gespeichert werden. Der Datenexport wird meistens dazu benötigt um die vorhandenen Daten in anderen Programmen weiterzuverarbeiten.
Mit einem Blick auf Kassensysteme umfasst der Export der Daten die Gesamtheit aller Belege welche im POS-System erfasst wurden. Damit sind alle Verkäufe mit allen Produkten und Zahlungsmitteln, aber auch alle Gutscheine, Ein- und Auszahlung aber auch alle Tages-, Monats- und Jahresabschüsse gemeint.
Mit einem Export der Daten aus einem POS-System können diese in einer anderen Applikation importiert werden und damit auch weiterverarbeitet. Beispielsweise die automatisierte Verarbeitung in einem Buchhaltungsprogramm oder die Analyse der Warengruppen und Verkaufszahlen in Microsoft Excel.
Das Format des Datenexports kann meistens durch den Anwender festgelegt werden. Standardformate sind hierbei
- csv – Comma Separated Values
- JSON – JavaScript Object Notation
- XML – eXtended Markup Language
Die Sicherheit – mit Blick auf eine Veränderung der Daten – ist beim Export gering oder nicht vorhanden. Denn jede Änderung zwischen Export und erneutem Import kann ohne Spuren zu hinterlassen stattfinden. Damit wird diese Art Daten zur Verfügung zu stellen von den französischen Finanzbehörden auch als unsicher deklariert und ist nicht anerkannt.
Datensicherung
Die Datensicherung, auch Backup genannt, zielt auf eine Wiederherstellung des POS-Systems bei einem Ausfall ab. Die Datensicherung wird meistens mit einer Software eines Drittanbieters erstellt. Dabei werden nicht nur die Daten, sondern auch Teile des POS-Systems oder das gesamte System gesichert.
Dabei handelt es sich immer um eine Momentaufnahme des Systems. Weiters kann die Datensicherung nicht in andere Programm importiert werden. Um das Backup zu verwenden ist immer wieder die Applikation mit der sie erstellt wurde notwendig. Denn meistens sind es proprietäre Formate welche für ein Backup verwendet wurden.
Das Ziel eines Backups ist nicht das Sichern der Datenbestände um sie fälschungssicher später wieder verwenden zu können. Ein Backup hat nur ein Ziel: Falls die Hardware ausfällt oder beschädigt wird, dass System widerherzustellen.
Der Blickwinkel auf das POS-System zeigt hier doch einige Gefahren. Nicht bei der Wiederherstellung, sondern bei den Daten. Da ein Backup den Datenbestand eines vergangenen Zeitpunkts enthält, werden auch alle seit dem erzeugten Daten nicht gesichert. Damit kann bei einer Rücksicherung und dem weiterarbeiten mit diesem Bestand ein Bruch der Verkettung entstehen.
Daher ist es wichtig nach einem Hardwareausfall entweder mit einem neuen Datenbestand zu beginnen oder den Bruch der Kette und das Fehlen von Kassendaten ausreichend zu dokumentieren.
Archivierung
Das Datenarchiv ist im Gegensatz zu den vorherigen beiden Arten kein direkter Export. Das Archiv ist ein eingeschränkter Blick auf die Daten, der diese fixiert. Hier werden die Daten unveränderlich abgelegt und auch die Umsatzzähler für den Zeitraum fixiert.
Diese Art ist auch die einzige vom französischen Gesetzgeber anerkannte Art, Daten zu abzulegen.
Gleichzeitig mit dem Erstellen des Archivs kann auch ein Export der archivierten Daten erfolgen. Dadurch kommt es sehr oft zu sprachlichen Ungenauigkeiten und beide Begriffe werden oft als Synonym verwendet. Doch bei einem Export der Daten gilt das gleiche wie im ersten Abschnitt. Nur hier kommt eine Ergänzung hinzu. Durch das fixieren der Daten wird auch das Archiv Bestandteil der Verkettung. Dadurch sind die Exportdaten vor Veränderung geschützt. Aber Achtung, hier gibt es eine zusätzliche Voraussetzung! Das Verketten alleine reicht nicht. Die exportierten Daten des Archivs, müssen auch noch auf einem revisionssicheren Speicher abgelegt werden. Denn sonst können Änderungen willkürlich erfolgen.
Zusammenfassung
Wir sehen alle drei Arten Daten zur Verfügung zu stellen sind wichtig und haben in einem POS-System ihre Berechtigung. Sie können mit einem Export die Kassendaten woanders verarbeiten. Mit einer Datensicherung können Sie die Software und das Betriebssystem des POS-Systems sichern und im Notfall wiederherstellen.
Doch nur das Archivieren ist eine gesetzlich anerkannte und manipulationssichere Methode um Daten über den vorgeschriebenen Zeitraum von 7 Jahren aufzubewahren.
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