Gesetzliche Pflichten
Seit dem 1. Januar 2018 müssen alle Kassenprogramme, Registrierkassen und Kassensysteme gesichert sein (siehe Finanzgesetz 2016 veröffentlicht im BOI vom 3. August 2016).
Umfang
Alle Kassenprogramme und -systeme welche von einem Umsatzsteuerpflichtigen zum Erfassen der Verkäufe and Endkunden verwendet werden, insbesondere bei ausgefolgten Bestätigungen für Lieferungen und Leistungen.
Betroffene Daten
Alle Abrechnungsdaten, die sich auf den Abschluss einer Transaktion beziehen (auch wenn es sich nur um Schulung oder Testdaten handelt). Gleichgültig ob es sich um eine Transaktion zum Verkauf einer Ware oder einer Serviceleistung handelt und egal ob es zur Ausstellung eines Nachweises welcher Art auch immer (Note, Ticket, Rechnung, usw.) handelt. Es sind alle Daten im Zusammenhang mit dem Zahlungseingang (unverzüglich oder zukünftig) zu sichern.
Es sind alle Daten welche die Nachvollziehbarkeit und welche sich auf die Integrität des Geschäftsvorgangs beziehn, betroffen. Ebenso sind die Daten zur Erstellung eines Archivs mit einem zuverlässigen Verfahren einzubeziehen.
Auswirkungen auf Kassensoftware und -systeme
Software und Kassensystem müssen die Bedingungen der Unveränderlichkeit, Sicherheit, Aufbewahrung und Archivierung der gesetzlich festgelegten Daten erfüllen.
Beweis der Konformität
- entweder durch ein Zertifikat, das von einer akkreditierten Stelle gemäß den Vorgaben des Artikels L.433-4 Verbraucherschutzgesetz ausgestellt wurde.
- entweder durch ein individuelles Testat (mit einer vom Gesetzgeber erstellten Vorlage) des Herstellers der Buchhaltungs- oder Verwaltungssoftware oder des betreffenden Kassensystems.
Eines dieser Dokumente reicht bereits aus, um die Einhaltung der gesetzlichen Bedingungen zu gewährleisten.
Beachten sie, dass jedes System, jede Version oder jedes Modell mit einer eigenen Bestätigung ausgestattet werden muss.
Die Testierung ist nur für den jeweiligen Benutzer gültig. Es ist nicht zulässig das Testat eines anderen Anwenders, auch wenn er das selbe System mit der identischen Version einsetzt, zu verwenden.
Die Zertifizierung/Testierung muss ausdrücklich angeben, dass die Software den Bedingungen der Unveränderlichkeit, Sicherheit, Aufbewahrung und Archivierung der bereitgestellten Daten einhält. Sie muss den Namen und den Verweis auf die exakte Software (einschließlich der Version der betreffenden Software) enthalten.
Das Zertifikat/Testat bleibt für nachfolgende Version (minimale Änderungen an der Software und Versionierung) gültig.
Das Testat kann auf einem physischen Datenträger ausgestellt werden (z. B. durch die Übergabe eines Dokuments beim Kauf der Software oder des POS-Systems, welche durch den Anwender mit (Firmen)Namen und dem Datum des Kaufs ergänzt wird) oder auf elektronisch (z. B. durch Herunterladen eines Dokuments, das durch den Anwender, wie oben beschrieben, ergänzt wird).
Risiken für Hersteller und Anwender
Falls bei einer Kontrolle die fehlende Konformität festgestellt wird, kann innerhalb einer Frist von 30 Tagen eine Stellungnahme abgegeben werden. Wird danach die fehlende Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben bestätigt, tritt folgendes ein:
- Eine Strafe in Höhe von € 7.500,- pro nicht-knoformen POS-System
- Eine vollständige Steuerprüfung
- Eine 60 Tage Frist zum Herstellen der Konformität
Falls diese Frist nicht genutzt wird, tritt eine weitere € 7.500,- Strafe in Kraft
Die Vorlage oder das Ausstellen eines falschen Dokuments ist eine Straftat, die mit einer Freiheitsstrafe von drei Jahren und einer Geldstrafe von 45.000 Euro gemäß Artikel 441-1 des Strafgesetzbuchs geahndet wird. Diese Strafen gelten für den Hersteller und den Steuerpflichtigen, welche der Finanzbehörde eine falsche Kopie einer Bescheinigung oder eine falsche Einzelbescheinigung vorlegen, obwohl sie sich deren betrügerischen Charakter bewusst sind.
fiskaltrust und das Gesetz
Wir haben eine Softwareschnittstelle entwickelt, welche die Einhaltung der Gesetze von Kassensoftware und -systemen unterstützt:
- Unveränderlichkeit
- Aufbewahrung der aufgezeichneten Originaldaten, die im Nachhinein nicht mehr verändert werden können.
- Notwendige Änderungen werden durch Korrekturen vorgenommen (kehrt den Geschäftsfall um und enthält die notwendigen Änderungen).
- Die Integrität der aufgezeichneten Daten wird durch einen zuverlässigen technischen Prozess über die gesamte Anwendungszeit garantiert.
- Rückverfolgbarkeit und Integrität der Daten
- Dies erreichen wir mit einem zuverlässigen technischen Prozess: Der Verkettung der Belege. Dadurch wird die Integrität der Oeiginaldaten gewährleistet.
- Aufbewahrung und Archivierung der Daten
- Da es sich bei Zahlungsdaten gleichzeitg auch um Daten des Rechnungswesens handelt, schlägt fiskaltrust vor, diese Daten für einen Zeitraum von zehn Jahren aufzubewahren (nur 6 Jahre sind gesetzlich vorgeschrieben).
- Das fiskaltrust.Interface ermöglicht die Archivierung der aufgezeichneten Daten in einem festgelegten Zeitraum, höchstens jährlich oder benutzerdefiniert. Der Zweck des Archivierungsverfahrens besteht darin, die Daten zu einem bestimmten Zeitraum zu fixieren. Die Technik garantiert die Integrität über die gesamten erstellten Aufzeichnungen und deren Übereinstimmung mit den ursprünglichen Abrechnungsdaten.
- Die Archive können von den Finanzbehörden im Falle einer Kontrolle einfach ausgelesen werden. Dies wird durch einen zuverlässigen technischen Prozess gewährleistet, der es ermöglicht, die Daten im Zustand ihrer ursprünglichen Aufzeichnung zu gewährleisten und zu überprüfen.
Wir sind von der Konformität unserer Software überzeugt und haben, wie gesetzlich vorgesehen, die Selbsttestierung bevorzugt. Unseren Kunden wird somit auch dieses Testat im fiskaltrust.Portal zur Verfügung gestellt, um die Einhaltung des am 1. Januar 2018 umgesetzten Finanzgesetzes (PLF) von 2016 (Artikel 88) sicherzustellen.