C’est vrai le législateur l’a défini très simplement pour le fabricant de caisses dans la loi de finances de 2016 et aussi dans les clarifications suivantes :
Toutes les données doivent être disponibles en texte clair. Il n’y a pas de format précis, par exemple certains champs de données ou formats de données, ni de formats de fichiers définis, sauf si le format ne doit pas être propriétaire.
Le format des archives fiscales
Il est clairement défini comme « non propriétaire ». Ainsi, des formats comme pdf, xlsx ou docx ne sont pas autorisés. En revanche, les formats csv, txt ou JSON sont acceptés, car ils peuvent être lus par n’importe quel ordinateur sans aucun logiciel supplémentaire.
Le contenu des archives fiscales
Dans sa simplicité, le législateur français est très clair : tout doit y figurer !
Ce « tout » a toutefois un point de référence. Toutes les données qui permettent de retracer les opérations de la caisse doivent y figurer. Donc toutes les données des documents, même les lignes individuelles, toutes les clôtures périodiques et tous les autres documents qui modifient le solde de caisse.
La période d’une archive fiscale
Le législateur ne fixe ici qu’une limite supérieure : il ne doit pas y avoir plus de 365 jours. Ni plus ni moins. Mais il n’interdit pas de créer plusieurs archives plus petites, par exemple des archives mensuelles.
Et que disent les autorités de certification ?
Elles reprennent les règles du législateur et vérifient leur respect, mais ne les étendent pas. Mais lors de la vérification, il doit y avoir une description de l’archive et un outil de vérification de l’intégrité de celles-ci. Et c’est là que les choses se compliquent déjà, car ces deux points doivent être établis en plus du système POS et de la conformité. Avec le fiskaltrust.Middleware, vous êtes assuré d’être en conformité, car c’est « Compliance-as-a-Service » ! Vous pouvez obtenir les deux à tout moment sur le site web de fiskaltrust.
Les archives fiscales doivent être compréhensibles !
Le législateur et les autorités de certification sont d’accord sur ce point. Si un contrôle financier est effectué chez un utilisateur de caisse, celui-ci doit apporter la preuve de sa conformité à la loi. Et juste après, il doit présenter les archives fiscales exigées. S’il ne les a pas encore créées ou sauvegardées, il doit remettre à l’auditeur des instructions en français sur la manière de mettre les archives à disposition.
Et en même temps, ces instructions doivent contenir une explication des archives. Quelle est la structure de l’archive, quelles sont les données qu’elle contient, que signifient les différents champs de données et bien plus encore. C’est exactement ce que contient la documentation de fiskaltrust. De plus, nous expliquons le contenu d’une archive à l’aide d’exemples facilement compréhensibles. Ainsi, le contrôle peut se faire de manière simple, sereine et sans problème.
Les archives fiscales doivent être protégées contre les manipulations !
Tout comme la chaîne de documents, les archives doivent être protégées. D’une part, le document archivé lui-même doit être protégé contre les manipulations. D’autre part, cela vaut également pour l’archive, pour le fichier physique lui-même.
Sécurité contre la perte
La manière la plus simple de sécuriser les archives est de les conserver. Pour les archives fiscales, comme pour toutes les données comptables, l’obligation de conservation est de 6 ans plus l’exercice en cours. L’utilisateur de la caisse doit s’en assurer. Il doit conserver les données et/ou les archives créées de manière à ce qu’elles ne puissent pas être effacées, détruites, volées ou disparaître d’une autre manière. Bien entendu, le fabricant de caisses ne peut guère garantir cela, il ne peut qu’en informer le commerçant et/ou l’utilisateur. Il existe toutefois une solution avec le produit fiskaltrust.ArchiveAuditable ! Les données d’archives sont stockées pendant 6 ans en plus de l’année en cours dans une mémoire protégée contre les révisions, en dehors du système POS. La meilleure variante pour protéger les archives contre la perte est tout simplement de les stocker à l’extérieur, chez un tiers. Pensons seulement à la rapidité avec laquelle un disque dur est défectueux, une clé USB perdue ou l’ensemble du système POS défectueux.
S’assurer de l’intégralité
L’utilisateur de la caisse est tenu de garantir l’intégralité des données archivées. Les données contenues sont mises à disposition par le système POS et doivent être complètes, c’est le fabricant de la caisse qui en est responsable. Mais chaque archive doit être présente dans l’ordre chronologique, c’est l’utilisateur de la caisse qui en est responsable. Ici aussi, une mésaventure est vite arrivée ! Il suffit d’oublier une seule fois de sauvegarder les archives sur la clé USB ou d’utiliser deux clés différentes et d’en faire disparaître une, ou, ou, ou. Ici aussi, les possibilités d’erreurs sont nombreuses.
Vérifier le contenu
C’est exactement ce qu’impose le législateur ! Il doit y avoir un outil qui vérifie le contenu de l’archive et signale les erreurs existantes. Cet outils doit être mis à disposition par le fabricant de la caisse et/ou par l’utilisateur de la caisse lors d’un contrôle de la caisse. Il doit être facile à utiliser, en français, et des instructions en français doivent également être mises à la disposition de l’auditeur.
Là encore, fiskaltrust peut apporter son soutien. L’archivage de fiskaltrust permet également d’utiliser l’outils de vérification disponible sur son site Internet. Il est disponible gratuitement et répond à toutes les exigences.