fiskaltrust steht für die Sicherheit von Registrierkassen. Das Augenmerk legen wir aber nicht nur auf die Unveränderlichkeit der Daten und die Nachvollziehbarkeit der Belege. Nein auch die Archivierung ist von wesentlicher Bedeutung! Wir kennen die europäischen Vorschriften für die Kassensicherheit und die Notwendigkeit zur Einhaltung. Doch jedes Land, besser jede nationale Finanzbehörde, überprüft die PosOperatoren über diese Regeln.

Sichere Kassen und sichere Prüfung

Selbstverständlich stehen wir in den einzelnen Ländern mit der fiskaltrust.Middleware an der Seite unserer Partner um die Kassen gesetzeskonform umzusetzen. Dies versuchen wir mit dem kleinsten Einfluss auf das Tagesgeschäft. Damit sich jeder PosOperator nicht mit Gesetzen muss, sondern mit dem Verkaufen beschäftigen kann.

Doch eines Tages kommt die Kassennachschau! Der Prüfer der Finanzbehörde steht vor dem POS-System und will die Konformität überprüfen! Und jetzt muss es schnell, kompetent und vor allem fehlerfrei gehen. Und hier kommt die regelmäßige Archivierung ins Spiel. Ein Archiv mit der fiskaltrust.Middleware entspricht exakt den Vorgaben des Gesetzgebers und auch der beiden französischen Zertifizierungsstellen. Damit stellen wir sicher, dass auch die Prüfung keinen Grund zur Beanstandung gibt.

Archiv oder Export oder Datensicherung?

Oft werden – auch in den Gesetzestexten – diese drei Begriffe vermischt oder nicht klar definiert verwendet. Da kann es schon schwierig werden vom gleichen zu sprechen. Schauen wir mal genauer hin, was es bedeutet.

Datensicherung

Dies ist ein einfacher Vorgang auf einem POS-System. Er kann von der POS-Software selbst, einer Betriebssystemfunktion oder einer Dritt-Software durchgeführt werden. Dabei werden Daten, Teile oder das gesamte POS-System auf einem geeigneten Speichermedium (z. B. externe Festplatte) gesichert. Am Ende steht die „Sicherungskopie“ zur Verfügung, welche die Daten in redundanter Form – also als Kopie – enthält. Werden nun alte Daten benötigt oder wird das System beschädigt, kann mit der Sicherungskopie der Datenbestand bzw. das System wiederhergestellt werden. Dabei kann aber immer nur der Zustand zum Zeitpunkt der Datensicherung wiederhergestellt werden.

Datenexport

Mit dem Export von Daten, werden direkt die gespeicherten Belege eines POS-Systems exportiert. Damit werden alle Belegdaten in ein allgemeines Format (z. B csv oder xml) gebracht und auf einem externen Datenspeicher abgelegt. Auch dadurch wird, ähnlich wie bei der Datensicherung, eine Kopie der Daten erzeugt. Meistens wird der Export jedoch zum Datenaustausch, beispielswiese für die Buchhaltung, verwendet. Auch der Datenexport kann als Sicherung verwendet werden. Dabei ist es jedoch wichtig, dass ein POS-System seinen eigenen Export auch wieder importieren kann. Auch hier wird nur der Zeitpunkt des Exportes wiederhergestellt.

Archiv

Bei einem Archiv werden die Datenbestände für einen bestimmten Zeitraum fixiert und können auf ein externes Medium verschoben werden. Archivdaten sind ältere Belegdaten, welche der PosOperator über mindestens 7 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht) aufbewahren muss. Diese Archive müssen so abgelegt werden, dass sie nicht mehr veränderbar sind bzw. jede Veränderung nachgewiesen werden kann. Archive können auch nicht zum Datenaustausch oder zur Rücksicherung verwendet werden.

Das Archiv von fiskaltrust für eine perfekte Kassennachschau

Natürlich stellt die fiskaltrust.Middleware ein Archiv zur Verfügung. Es ist auch ein Teil der vier Säulen eines sicheren POS-Systems: Die ISCA-Prinzipien

  • Unveränderlichkeit (Inalterability)
  • Sicherheit (Security)
  • Datenspeicher (Conservation)
  • Archivierung (Archiving)

In Frankreich werden alle Summenzähler für einen bestimmten Zeitraum (maximal für ein Jahr) fixiert. Dabei wird ein eigener verketteter, mit einem Hash versehener und signierter Beleg in einem Journal gespeichert. Der Beleg enthält alle diese Summenzähler und ist auch nicht mehr veränderbar. Zusätzlich wird eine Datei mit allen Belegdaten des Archiv-Zeitraums zur Verfügung gestellt, welche auf einem externen Medium für mindestens 7 Jahre beim PosOperator vorhanden (und lesbar) sein muss.

Ein sicherer Speicherort für das Archiv

Klar, Sie können das Archiv auf einer externen Festplatte, einem USB-Stick oder im POS-System selbst speichern. Aber was passiert wenn der Datenträger verloren geht oder defekt wird? Was machen Sie wenn ihr POS-System nicht mehr funktioniert? Dann haben Sie bei einer Kassennachschau kein Glück! Denn Sie können die erforderlichen Nachweise nicht mehr erbringen.

Daher geht die fiskaltrust.Middleware noch einen Schritt weiter. Sobald Sie über Ihr POS-System ein Archiv erzeugen, wird auch in der fiskaltrust.Cloud ein Archiv angelegt. Dieses können Sie dann über das fiskaltrust.Portal jederzeit und schnell abrufen. Und das Archiv wird zusätzlich zu den laufenden Jahren 6 Jahre lang aufbewahrt.

Das ist Sicherheit und Komfort auf die Spitze getrieben. Sicherer kann ein Fiskalarchiv nicht sein, als an einem Speicherort auf den Sie als PosOperator nur mehr lesenden Zugriff haben. Denn so ist sicherlich keine Veränderung mehr möglich. Und komfortabler kann eine Kassennachschau nicht ablaufen: Sie melden sich am Portal an und laden das Kassenzertifikat und auch das Archiv auf einen USB-Stick und übergeben es dem Prüfer. Und falls Sie in der ganzen Aufregung nicht mehr wissen wie es funktioniert, haben wir eine Schritt-für-Schritt Anleitung im fiskaltrust.Portal für Sie gespeichert.

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