En tant qu’assujetti vous avez l’obligation d’archiver les données enregistrées par votre logiciel ou système de caisse. Vous vous demandez en quoi consiste cette exigence légale et comment la mettre en œuvre ? fiskaltrust revient pour vous en détail sur ce que la loi impose et vous explique commet ce conformer à législation en vigueur.

L’archive selon la loi

L’objectif de l’archive selon la loi est de fixer le stockage de données à un moment donné.

  • La loi impose que la procédure d’archivage soit effectuée via un dispositif technique permettant de garantir l’intégrité des archives produites dans le temps. Ce dispositif technique doit également permettre de garantir que les archives produites soient exactement identiques aux données initiales à partir desquelles elles sont créées.
  • La loi vous laisse le choix de conserver les archives dans le logiciel ou système de caisse. Ou, si votre système propose une procédure de purge, de conserver les archives en dehors du logiciel ou du système de caisse. La loi cite quelques exemples de supports physiques externes : clé USB, disque optique ou disque dur externe.
  • Le support d’archive choisi doit être sécurisé. La loi n’impose aucune solution technique pour assurer cette sécurisation, mais précise que le support d’archive doit permettre de garantir l’intégrité des données archivées et leur disponibilité en cas de contrôle.
  • La loi précise aussi qu’il vous est possible de faire appel à un tiers archiveur, qui se chargera pour votre compte d’assurer la conservation de vos archives.
  • Pour ce qui est des données de l’archive, celles-ci doivent pouvoir être lues aisément par l’administration en cas de contrôle, y compris lorsque vous avez changé de logiciel ou de système de caisse. Pour cela, la loi impose que les données d’archivage soient enregistrées dans un format ouvert. Là encore, quelques exemples sont donnés, comme des fichiers txt, csv ou xml.
  • Chaque génération d’archive doit être tracée par le logiciel ou système de caisse, selon un procédé fiable. Aussi, les données de traçabilité de la procédure de purge et d’archivage doivent être conservées.
  • La loi n’impose pas de périodicité à la génération d’archive, mais précise toutefois qu’une archive ne peut pas contenir plus d’un an de donnée (365 jours) basé sur une année calendaire ou une année d’exercice. 
  • L’éditeur de votre logiciel ou système de caisse doit obligatoirement prévoir une fonction vous permettant de générer des fichiers d’archive. Vous avez néanmoins l’obligation de conserver les données archivées pendant la durée légale, soit 7 ans (6 ans plus l’année en cours).

Mettre en œuvre les obligations légales d’archive fiscale soi-même

Attention, si vous pensiez qu’il vous suffisez simplement d’enregistrer (exporter) les données de temps en temps sur une clé USB. La législation fait une distinction claire entre la sauvegarde et l’archivage des données. En effet, une sauvegarde n’est qu’un set de données exporté à un moment T qui vous permet de restaurer votre système en cas de panne. A ne pas confondre donc avec l’archivage comme décrit ci-dessus.

Si vous souhaitez vous occuper vous-même des archives, il vous faut commencer par choisir un support de conservation. Les archives peuvent être conservées localement sur votre système ou sur un support externe (clé USB, disque dur,…).

Ici aussi, il y a un piège :

Le support peut-il techniquement stocker les données pendant toute la période ? Les CD-ROM disponibles dans le commerce sont garantis entre trois et cinq ans.

Que se passe-t-il si la petite clé USB est perdue ? Vous êtes vous-même responsable de la disponibilité des archives pendant toute la période.

Il vous faudra ensuite développer une procédure d’archivage sécurisé. C’est-à-dire, permettant de fixer les données à une date certaine et de rendre celles-ci inaltérables. Pour cette procédure, gardez bien en tête que les archives ne doivent pas être dans un format propriétaire. En effet, les archives doivent être lisibles par les autorités fiscales à tout moment sans logiciel particulier. Le contenu n’ayant pas été normalisé, vous devrez créer une documentation spécifique à destination des autorités fiscales contenant une explication détaillée des données présentes dans l’archive.

Là aussi, il y a un problème caché que vous ne devez pas ignorer : Dès lors que les données sont clairement lisibles, elles peuvent facilement être modifiées par n’importe qui. Comment vous assurez-vous que les données restent inchangées pendant au moins 7 ans ou que les changements sont reconnus ?

Vous devrez également vous assurer que chaque génération d’archive est tracée de manière fiable. Ici aussi, un peu de développement s’impose pour créer un journal dédié dans votre système mais aussi chaîner et sécuriser celui-ci.

Une fois votre procédure d’archivage et la traçabilité de la génération des archives définies, il vous faudra sécurisé le support de conservation choisi. Par exemple, si vous choisissez de conserver vos archives sur une clé USB, vous devrez vous assurer que celle-ci est disponible à tout moment et ce pendant 7 ans afin de pouvoir remettre celle-ci au contrôleur en cas d’audit fiscal. Aussi, vous devrez fournir à l’auditeur un outil lui permettant de vérifier l’intégrité des archives contenus sur la clé USB. C’est-à-dire, un moyen de vérifier que les archives contenues sur la clé sont bien identiques aux données originales et que celles-ci n’ont en aucun cas été modifiées. Là aussi, un peu de développement à prévoir.

Créer et stocker soi-même les archives fiscales de sa société est possible mais laborieux ! Bien sûr, vous pouvez stocker l’archive sur un disque dur externe, une clé USB ou dans le système du point de vente lui-même. Mais que se passe-t-il si le support de stockage est perdu ou endommagé ? Que faites-vous si votre système de caisse ne fonctionne plus ? C’est la catastrophe lorsque le contrôle fiscal pointe le bout de son nez car vous ne pouvez plus fournir les preuves requises. Aussi, comme expliqué précédemment, l’archive ne se limite pas seulement à conserver les données. Comment justifierez vous à l’auditeur que les données n’ont pas été modifiées ?

Pour résumer à nouveau brièvement : Le PosOperator a besoin de votre part d’une archive de caisse créée dans un format ouvert (lisible à tout moment). Qui doit être conservé pendant au moins sept ans et rend toute modification impossible ou du moins traçable. En outre, vous devez créer une documentation sur les archives et fournir un logiciel d’audit en français. Et aussi la documentation et l’outil doivent être disponibles et fonctionner pendant ces sept années. Cela peut constituer un obstacle insurmontable dans le développement des systèmes de point de vente.

Rassurez-vous ! fiskaltrust a la solution qu’il vous faut.

Se faciliter la vie grâce à l’ArchiveAuditable de fiskaltrust

fiskaltrust est synonyme de sécurité pour les caisses enregistreuses. Cependant, nous ne nous contentons pas de garantir immuabilité des données et traçabilité des reçus. L’archivage est aussi d’une importance capitale pour fiskaltrust ! Nous connaissons la réglementation française en matière de sécurité des caisses enregistreuses et la nécessité de s’y conformer.

Bien entendu, nous soutenons nos partenaires avec le fiskaltrust.Middleware pour assurer la conformité des systèmes de caisses avec la loi. Et cela en limitant au maximum l’impacte sur le business au quotidien pour que chaque utilisateur puisse se concentrer sur ses ventes sans avoir à se soucier des lois. Toujours dans ce but, le fiskaltrust.Middleware va plus loin afin de vous fournir une archive fiable et à l’épreuve des audits.

Ainsi, le fiskaltrust.Middleware fournit une archive, fiskaltrust.ArchiveAuditable, basée sur les principes ISCA fondement de la loi :

  • Inaltérabilité
  • Sécurité
  • Conservation (Stockage des données)
  • Archivage

Avec notre fiskaltrust.ArchiveAuditable tous les grands totaux sont fixés pour une période donnée de votre choix (un an maximum). Un reçu spécifique à l’archive est créé indépendamment, puis chaîné, haché, signé, et enfin stocké dans un journal. Le document d’archive contient tous ces compteurs de totaux et ne peut être modifié. En outre, un fichier contenant toutes les données des reçus de la période d’archivage est fourni.

Ainsi, dès que vous créez une archive via votre système POS, une archive est également créée dans le fiskaltrust.Cloud. Vous pouvez ensuite récupérer ces archives rapidement et à tout moment via le fiskaltrust.Portal. Et ce, pendant au moins 10 ans (3 ans de plus que ce que la loi impose).

Une archive fiscale ne peut pas être plus sûre que dans un lieu de stockage auquel vous n’avez accès qu’en lecture seule ! Car de cette manière, il est absolument impossible de faire des changements. Et un contrôle de caisse ne peut pas être plus confortable : vous vous connectez au portail et vous chargez le certificat de caisse ainsi que les archives sur une clé USB que vous remettez ensuite à l’auditeur.

Bien sûr, les données sont dans un format neutre afin d’être lues aisément par l’auditeur. Et fiskaltrust a prévu un guide spécifique à destination de l’administration fiscale pour faciliter l’audit et décrire en détail les archives créées par le fiskaltrust.Middleware. Pour faciliter au maximum le travail des auditeurs, fiskaltrust a aussi développer un outil indépendant permettant de vérifier l’intégrité des archives et détecter si des modifications ont été apportées par rapport aux données originelles.

Aussi, au cas où vous ne vous souviendriez pas du fonctionnement de la fiskaltrust.ArchiveAuditable dans toute l’agitation du contrôle fiscal, nous avons également créé pour vous un guide pas à pas dans le portail fiskaltrust.Portal.

C’est la sécurité et la commodité poussées à l’extrême ! Libérez-vous l’esprit dès aujourd’hui et contactez l’un de nos experts pour mettre en place la fiskaltrust.ArchiveAuditable.

Contactez l’un de nos experts dès aujourd’hui !