Ces trois concepts sont particulièrement difficiles à différentier et ne sont pas toujours utilisés correctement. Et cela s’embrouille encore plus si un terme est remplacé par l’autre. La confusion est déjà préprogrammée. Le traitement et l’utilisation des données constituent un aspect très important, notamment en ce qui concerne la sécurité des caisses enregistreuses.

Clarifions donc les trois plus importants concepts aujourd’hui lorsque l’on travaille avec des bases de données.

Exportation de données

L’exportation de données est le moyen le plus simple et le plus élémentaire de fournir des données à partir d’une application. En effet, chaque système de point de vente (ainsi que toutes les autres applications) traite les données dans son propre format, dit propriétaire. Ainsi, avec une exportation, les données existantes peuvent être sauvegardées sans formatage ou avec un format standard. L’exportation de données est surtout nécessaire pour traiter les données existantes dans d’autres programmes.

Pour revenir à ce qui concerne spécifiquement les systèmes de point de vente, l’exportation de données comprend l’intégralité de tous les reçus qui ont été enregistrés dans le système de point de vente. Cela comprend toutes les ventes avec tous les produits et moyens de paiement, mais aussi toutes les pièces justificatives, les dépôts et les retraits, mais aussi toutes les données financières quotidiennes, mensuelles et annuelles.

En exportant les données d’un système PDV, elles peuvent être importées dans une autre application pour un traitement ultérieur. Par exemple, le traitement automatisé dans un programme de comptabilité ou l’analyse des groupes de produits et des chiffres de vente dans Microsoft Excel.

En général, le format de l’exportation des données peut être défini par l’utilisateur. Les formats standards sont :

  • csv – Comma Separated Values
  • JSON – JavaScript Object Notation
  • XML – eXtended Markup Language

La sécurité – en ce qui concerne la modification des données – est faible ou inexistante pendant l’exportation. En effet, toute modification entre l’exportation et la réimportation peut se faire sans laisser de traces. Ce mode de mise à disposition des données est donc également déclaré comme non sécurisé par les autorités fiscales françaises et n’est pas reconnu.

Sauvegarde

La sauvegarde des données, également appelée backup, vise à restaurer le système de caisse en cas de panne. La sauvegarde des données est généralement créée à l’aide d’un logiciel tiers. Non seulement les données, mais aussi des parties du système d’encaissement voir l’ensemble du système sont sauvegardés.

Il s’agit toujours d’une “image instantanée” du système. En outre, la sauvegarde ne peut pas être importée dans d’autres programmes. Pour utiliser la sauvegarde, l’application avec laquelle elle a été créée est toujours nécessaire. La plupart du temps, des formats propriétaires sont utilisés pour la sauvegarde.

Le but d’une sauvegarde n’est pas d’enregistrer les données afin de pouvoir les réutiliser ultérieurement de manière infalsifiable. Une sauvegarde n’a qu’un seul objectif : restaurer le système en cas de défaillance ou de détérioration du matériel.

Du point de vue du système de points de vente cela met en avant un certain nombre de dangers. Pas avec la restauration, mais avec les données. Comme une sauvegarde contient le set de données d’un moment précis passé, toutes les données créées depuis ne sont pas enregistrées. Cela signifie que lorsqu’une sauvegarde est restaurée et que vous continuez à travailler à partir de ces données, une rupture de la chaîne peut se produire.

Par conséquent, après une panne matérielle, il est important soit de commencer par un nouveau set de données, soit de documenter suffisamment la rupture de la chaîne et les données du POS manquantes.

Archivage

L’archive de données, contrairement aux deux concepts précédents, n’est pas une exportation directe. L’archive est une vue restreinte des données qui la fixent. Ici, les données sont stockées de manière inaltérable et les compteurs de chiffre d’affaires sont également fixés pour la période donnée.

C’est également le seul mode d’enregistrement de données reconnu par la législation française.

En même temps que la création de l’archive, les données archivées peuvent être exportées. Cela conduit souvent à des imprécisions linguistiques et les deux termes sont souvent utilisés comme synonymes. Cependant, lors de l’exportation des données, les règles décrites dans la première section de cet article s’appliquent. Ce n’est qu’ici qu’un élément vient s’ajouter. En fixant les données, l’archive fait également partie de la chaîne. Cela protège les données d’exportation contre toute modification. Mais attention, il y a une exigence supplémentaire ici ! Le chaînage seul ne suffit pas. Les données exportées de l’archive doivent également être stockées sur une mémoire à l’épreuve de l’audit. Sinon, des changements peuvent être effectués de manière arbitraire.

{C•lllll!lllllllt{dtll{{{{{{%tl%ff

Résumé

Nous considérons que ces trois façons de fournir des données sont importantes et ont leur place dans un système de point de vente. Vous pouvez utiliser une exportation pour traiter les données POS ailleurs. Avec une sauvegarde, vous pouvez sauvegarder le logiciel et le système d’exploitation du système d’encaissement et le restaurer en cas d’urgence.

Cependant, seul l’archivage est une méthode légalement reconnue et inviolable pour conserver les données pendant la période obligatoire de 7 ans.

Si vous voulez en savoir plus sur l’archivage proposé par fiskaltrust, demandez à notre Country Manager de vous présenter plus en détail du produit fiskaltrust.ArchiveAuditable.

Contactez l’un de nos experts dès aujourd’hui !