La vérité sur la sécurisation des caisses enregistreuses en France

Nous savons comme il peut être difficile de comprendre et d’appliquer les lois nationales. La France, en particulier, se caractérise par une législation très complexe. Se mettre en conformité avec la loi ne fait pas exception. En effet, il n’est pas facile de suivre les différents acteurs du marché. Chez fiskaltrust.France, nous nous sommes fixés pour objectif de fournir des informations et un soutien transparents et indépendants à nos partenaires.

Qu’exige la loi des commerçants ?

En France, il n’y a ni obligation de caisse enregistreuse, ni obligation de partage des reçus; comme cela est la cas dans d’autres pays européens. En fait, les commerçants sont toujours autorisés à tenir un livre de caisse manuscrit. Toutefois, la législation a imposé la restriction suivante : Tout assujetti qui traite et stocke des reçus par voie électronique doit utiliser un système de caisse enregistreuse sécurisé.

Qu’est-ce qu’un système de caisse sécurisé ?

Là aussi, la législation française a une réponse très claire et simple. Ce que doit être un système de caisse sécurisé est défini dans l’article 88 de la loi de finances pour 2016 (article 88, LOI n° 2015-1785 du 29 décembre 2015 de finances pour 2016). Cette définition a ensuite été précisée par plusieurs décrets, dont le dernier a été publié le 30 décembre 2020 dans le BOI-TVA-DECLA-30-10-30. Dans le premier paragraphe, il est indiqué que les systèmes de caisse doivent être conformes aux principes dits ISCA.

• Inaltérabilité
• Sécurité
• Conservation
• Archivage

Dès que ces quatre règles ont été intégrées dans le système d’encaissement, celui-ci est conforme à la loi. Aucune autre mesure pour la sécurité des caisses enregistreuses, comme du matériel supplémentaire, n’est prévue. De même, la mise en œuvre des quatre principes n’est pas exactement définie, et seules certaines exigences techniques minimums ont été spécifiées.

Comment prouver l’utilisation d’un système de caisse sécurisé ?

Cette question a également reçu une réponse claire de la part de la législation : Tout fabricant de caisses enregistreuses qui met en circulation une caisse enregistreuse ou un logiciel de caisse enregistreuse doit soit le faire certifier par un organisme indépendant, soit délivrer lui-même un certificat de conformité. Il y a néanmoins une restriction à l’auto-attestation. En effet, ceux qui créent leur logiciel de caisse enregistreuse pour leur propre usage et non pour la vente à des tiers doivent faire certifier le logiciel.

Certifier ou attester ?

Nous avons déjà écrit un article sur ce sujet pour mettre en évidence les avantages et les inconvénients. Néanmoins, jetons à nouveau un coup d’œil rapide. Ce sujet est très souvent abordé avec des arguments erronés ou orienté vers l’une ou l’autre des solutions. Et l’on joue aussi souvent avec la peur des participants sur le marché. Essayons ici d’avoir un regard neutre.

Attestation !

Oui, il est possible de se déclarer en conformité avec la loi. Il s’agit bien sûr d’une solution très simple pour servir le marché français. En tant que créateur, vous remplissez un formulaire proposé par l’administration, le signez et le remettez aux assujettis.

Est-ce vraiment si simple ? Oui, c’est vrai ! Mais il n’y a pas que des avantages. L’auto-attestation est peu coûteuse, personne ne vérifie votre logiciel, le temps nécessaire à l’implémentation est beaucoup plus court et des modifications peuvent être apportées au système d’encaissement à tout moment. De l’autre côté, il y a des inconvénients. Vous devez mettre en œuvre les principes ISCA vous-même et dans leur intégralité, les exploitants de caisses enregistreuses s’appuient davantage sur la certification, les changements et évolutions de la situation juridique ne sont pas détectés à l’avance et l’intégralité des risques en cas de mise en œuvre incorrecte incombe au fabricant de caisses enregistreuses. En outre, la fourniture d’une auto-attestation frauduleuse est passible de lourdes sanctions juridiques, notamment d’amendes et d’une éventuelle peine de prison.

Vous pouvez compenser certains de ces inconvénients avec fiskaltrust. Une grande partie de la mise en œuvre des principes ISCA est incluse dans le fiskaltrust.Middleware sans frais de licence. La surveillance des lois peut être prise en charge par fiskaltrust pour vous et aussi les risques peuvent être partiellement transférés à fiskaltrust.

Certification !

Certains systèmes POS doivent être certifiés et d’autres veulent surmonter les inconvénients de l’auto-attestation et faire certifier leurs produits de manière indépendante. A cet effet, il existe deux organismes français pour obtenir le certificat de conformité.

Infocert

propose une procédure de certification qui se termine par l’obtention d’un certificat ainsi que l’autorisation d’utiliser la marque « NF-525 » dans ses activités quotidiennes.

Cette société privée est responsable auprès de l’AFNOR et du COFRAC pour le référentiel payant et teste votre produit en fonction de ce référentiel. Celui-ci définit en détail la mise en œuvre technique des principes ISCA. Dans certains cas, l’ouvrage de référence exige plus que ce que la législation a prévu ou définit les exigences légales de manière très précise sans aucune marge de manœuvre. Cela peut être un inconvénient, car certaines exigences sont très difficiles à mettre en œuvre ou impactent les processus commerciaux des opérateurs de caisse. En outre, le fabricant de caisses enregistreuses est également audité en ce qui concerne la qualité du produit. L’examen de la solution, appelé audit, est réalisé par deux auditeurs indépendants et dure entre 2 et 5 jours.

Après le premier audit, le système de caisse enregistreuse est soumis à un ré-audit annuel qui représente environ 75 % de la taille de l’audit initial. Après trois ans, le cycle recommence avec un audit complet.

LNE

est une institution d’État, qui dispose également d’une procédure de certification. Ici aussi, un certificat est délivré à la fin et, en outre, un sceau est fourni pour les transactions commerciales quotidiennes.

Cet organisme de certification travaille avec un ensemble de règles accessibles au public gratuitement, au regard duquel les logiciels de caisse enregistreuse sont vérifiés. Bien entendu, les principes de l’ISCA sont également définis ce référentiel. Ici, l’accent est mis en outre sur l’assurance qualité et la gestion de la conformité. Il existe 19 règles définies sur la manière de se conformer à la loi. En outre, des exemples de mise en œuvre sont toutefois donnés pour le type de vérification. Les spécifications techniques exactes ne figurent toutefois pas dans ces règles. Ce processus se termine également par un audit réalisé par deux auditeurs indépendants et dure environ trois jours.

Cet organisme effectue également des audits du système de point de vente certifié annuellement. Ici, cependant, seules les modifications du système sont contrôlées ou les adaptations nécessaires suite à un changement dans la loi. Un audit complet n’est nécessaire que si le système d’encaissement a subi des modifications importantes.

Quelles sont les obligations pour le fabricant et l’opérateur de caisses enregistreuses ?

Outre l’utilisation d’un système d’encaissement conforme à la loi, il existe d’autres obligations.

Le fabricant doit assurer la cohérence des versions de son système de point de vente et la traçabilité des modifications apportées au système.

Le système d’encaissement doit également être capable de créer une archive fiscale. Il doit contenir toutes les données du système, doit être lisible avec n’importe quel éditeur et ne peut contenir plus de 365 jours de données au365 jours de données. En outre, une explication du contenu des archives (par exemple, la signification des noms des différents champs de données) doit être fournie en français.

Les instructions étape par étape pour créer ou télécharger l’archive doivent également être fournies en français.

Enfin, le fabricant doit également fournir un outil de test pour l’intégrité des archives.

Le certificat ou l’attestation doit également être mis à la disposition de l’opérateur de caisse enregistreuse, de manière spontanée et en français.

En revanche, il incombe à l’opérateur de caisse enregistreuse de présenter le certificat ou l’attestation en cas de contrôle. Cela peut se faire sous forme papier ou par voie électronique, par exemple sous forme de fichier pdf.

Quelles sont les conséquences possibles ?

Nous rencontrons sans cesse des arguments et des déclarations qui répandent la peur. La peur des sanctions, des lois complexes, de l’application difficile des lois, du contrôle et bien d’autres choses encore.

Nous pensons que la peur est mauvaise conseillère et n’est absolument pas appropriée. Grâce à une approche professionnelle, claire et transparente de ce sujet, un système d’encaissement conforme à la loi peut être mis en œuvre en peu de temps !

Bien entendu, la législation a également prévu des sanctions en cas de non-respect de la loi. Nous ne mentionnerons ici que deux exemples. D’une part, nous ne voulons pas contribuer à encore plus d’incertitude et d’autre part, nous voulons signaler les dangers possibles dans les affaires quotidiennes.

Si l’utilisateur de la caisse ne peut pas présenter un certificat ou une attestation pour le système d’encaissement utilisé, 7 500 € doivent être payés par installation. Après cela, celui-ci dispose de 60 jours pour mettre le système en conformité avec la loi.

Si une version certifiée d’un système POS existe et n’est pas utilisée, mais qu’une version plus ancienne/nouvelle est utilisée, cela est interprété comme une tentative de fraude et peut faire l’objet de lourdes amendes, voire d’une peine d’emprisonnement.

Systèmes d’encaissement conformes à la loi pour la France !

fiskaltrust essaie d’informer et de soutenir ses partenaires de manière transparente et indépendante. Notre objectif est de créer des systèmes de points de vente qui respectent la loi sans :

• augmenter les coûts.
• Modifier les processus chez l’opérateur.
• Créer de restrictions dans le développement.

À cette fin, nous fournissons notre fiskaltrust.Middleware sans frais de licence et indépendant du système. Grâce à lui, un système de point de vente peut devenir conforme à la législation en vigueur. Pour le fabricant, nous proposons un accompagnement dans le processus de certification ou une assistance pour la mise en place de l’auto-attestation.

Notre indépendance vis-à-vis des fabricants et des tiers sur le marché nous permet de travailler avec vous pour trouver la solution idéale. Nous sommes heureux d’accompagner votre succès sur le marché français.