fiskaltrust est synonyme de sécurité des caisses enregistreuses. Cependant, nous ne nous contentons pas de prêter attention à l’immuabilité des données et à la traçabilité des reçus. En effet, l’archivage est aussi d’une importance capitale ! Nous connaissons la réglementation européenne en matière de sécurité des caisses enregistreuses et la nécessité de s’y conformer. Mais chaque pays, et mieux encore chaque autorité financière nationale, contrôle les PosOperators sur ces règles.

Des caisses enregistreuses et un audit sécurisés

Bien entendu, nous soutenons nos partenaires dans les différents pays avec le fiskaltrust.Middleware pour la mise en conformité avec la loi des systèmes POS. Nous essayons de le faire en minimisant au maximum les impacts sur le déroulement de vos taches quotidiennes. Ainsi, chaque PosOperator n’a pas à se préoccuper des lois et peut se concentrer sur le développement de ses ventes.

Mais un jour, le contrôle fiscal arrive ! L’auditeur de l’administration fiscale se tient devant le système du point de vente et veut vérifier sa conformité ! Dès lors, il faut présenter rapidement des archives qualifiées et surtout sans erreur. Et c’est là que l’archivage régulier entre en jeu. Une archive avec le fiskaltrust.Middleware correspond exactement aux exigences du législateur et aussi des deux organismes de certification français. De cette manière, nous nous assurons que l’audit ne donne pas non plus lieu à des plaintes.

Archiver, exporter ou sauvegarder des données ?

Souvent – également dans les textes juridiques – ces trois termes sont confondus ou ne sont pas clairement définis. Il peut être difficile de parler de la même chose. Voyons de plus près ce que cela signifie.

Sauvegarde des données

Il s’agit d’une opération simple sur un système de point de vente. Elle peut être réalisée par le logiciel du système POS lui-même, une fonction du système d’exploitation ou un logiciel tiers. Il s’agit de sauvegarder les données, des parties de celles-ci ou l’ensemble du système du PDV sur un support de stockage approprié (tel qu’un disque dur externe). À la fin, on dispose de la “copie de sauvegarde”, qui contient les données sous une forme redondante – c’est-à-dire sous forme de copie. Si des données anciennes sont maintenant nécessaires ou si le système est endommagé, le stock de données ou le système peut être restauré avec la copie de sauvegarde. Toutefois, seul l’état au moment de la sauvegarde peut être restauré.

Exportation de données

Lorsque vous exportez des données, les documents enregistrés dans un système POS sont directement exportés. Cela signifie que toutes les données des documents sont converties dans un format général (par exemple, csv ou xml) et stockées sur un support de données externe. Cela crée également une copie des données, similaire à la sauvegarde des données. Cependant, l’exportation est surtout utilisée pour l’échange de données, par exemple pour la comptabilité. L’exportation de données peut également être utilisée comme sauvegarde. Cependant, il est important qu’un système de point de vente puisse également importer à nouveau sa propre exportation. Ici aussi, seule l’heure de l’exportation est rétablie.

Archives

Dans une archive, les ensembles de données sont fixés pour une certaine période de temps et peuvent être déplacés sur un support externe. Les données d’archives sont des données de documents plus anciens que le PosOperator doit conserver pendant au moins 7 ans (période de conservation légale). Ces archives doivent être conservées de manière à ce qu’elles ne puissent plus être modifiées ou que toute modification puisse être prouvée. Les archives ne peuvent pas non plus être utilisées pour l’échange de données ou les sauvegardes.

Les archives de fiskaltrust pour un contrôle parfait des caisses enregistreuses

Bien entendu, le fiskaltrust.Middleware fournit une archive. Elle fait également partie des quatre piliers d’un système de point de vente sécurisé : les principes de l’ISCA

  • Inaltérabilité
  • Sécurité
  • Conservation (Stockage des données)
  • Archivage

En France, tous les grands totaux sont fixés pour une certaine période (un an maximum). Un reçu séparé, chaîné, haché et signé, est stocké dans un journal. Le document contient tous ces compteurs de totaux et ne peut être modifié. En outre, un fichier contenant toutes les données des reçus de la période d’archivage est fourni, qui doit être disponible (et lisible) sur un support externe pendant au moins 7 ans chez le PosOperator.

Un lieu de stockage sécurisé pour les archives

Bien sûr, vous pouvez stocker l’archive sur un disque dur externe, une clé USB ou dans le système du point de vente lui-même. Mais que se passe-t-il si le support de stockage est perdu ou devient défectueux ? Que faites-vous si votre système POS ne fonctionne plus ? Vous n’avez donc pas de chance en cas de contrôle de la caisse ! Parce que vous ne pouvez plus fournir les preuves requises.

C’est pourquoi le fiskaltrust.Middleware va plus loin. Dès que vous créez une archive via votre système POS, une archive est également créée dans le fiskaltrust.Cloud. Vous pouvez ensuite récupérer ces archives rapidement et à tout moment via le fiskaltrust.Portal. Et ce, pendant au moins 10 ans.

C’est la sécurité et la commodité poussées à l’extrême. Une archive fiscale ne peut pas être plus sûre que dans un lieu de stockage auquel vous n’avez accès qu’en lecture seule en tant que PosOperator. Car de cette manière, il n’est absolument plus possible de faire des changements. Et un contrôle de caisse ne peut pas être plus confortable : vous vous connectez au portail et vous chargez le certificat de caisse ainsi que les archives sur une clé USB que vous remettez ensuite à l’auditeur. Et au cas où vous ne vous souviendriez pas de son fonctionnement dans toute cette agitation, nous avons créé pour vous un guide pas à pas dans le portail fiskaltrust.Portal.

Contactez l’un de nos experts dès aujourd’hui !