Archives septembre 2019

Auto-Attestation ou Certification : Que choisir ?

Auto-Attestation ou Certification : Que choisir ?

Vous souhaitez faire en sorte que votre système de caisse ou votre caisse enregistreuse soit conforme à la réglementation fiscale, mais vous ne savez pas par où commencer ? Cet article pourra certainement vous aider !

Vous le savez surement déjà ; depuis janvier 2018, tous les logiciels de caisses, caisses enregistreuses et autres systèmes d’encaissement doivent être sécurisés et répondre aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données prévues par la loi.

La première chose à faire est donc de vous assurer que votre logiciel réponde en tout points aux exigences légales.

Vous pouvez ensuite justifier de votre conformité de deux façons :

  • Attestation individuelle de l’éditeur du logiciel de comptabilité ou de gestion ou du système de caisse concerné ;
  • Certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l’article L.433-4 du code de la consommation.

A noter que si vous détenez plusieurs systèmes de caisse, vous devez présenter une attestation ou un certificat pour chacun de vos produits.

Mais quelle solution choisir ? fiskaltrust, vous aide à y voir plus clair !

Auto-Attestation :

Cette attestation doit être conforme à un modèle fixé par l’administration et doit explicitement mentionner que le logiciel respecte les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données prévues.

L’attestation est individuelle, ainsi il n’est pas permis de mettre en avant l’attestation d’un autre, même si celles-ci utilisent les mêmes versions du logiciel.

Elle doit également indiquer précisément le nom et les références du logiciel (y compris la version du logiciel concernée). L’attestation demeure valable pour les versions mineures ultérieures du logiciel ou système.

Mettre en place seul l’auto-attestation reste très compliqué. En effet, cela implique de nombreux investissements financiers et humains afin de développer, tester et maintenir les fonctionnalités de votre logiciel pour que celui-ci reste conforme à la législation en vigueur.

C’est une solution également risquée car si lors d’un contrôle de l’administration fiscale la non-conformité est constatée vous ne disposez que de 30 jours pour faire part de vos observations. Si la non-conformité se confirme, vous vous exposez à une amende de 7 500€ par poste non conforme ainsi qu’à un contrôle fiscal systématique. Vous disposerez alors de seulement 60 jours pour vous mettre en conformité.

Auto-Attestation ou Certification : Que choisir ? Auto-Attestation!

Certificat LNE ou Infocert :

La certification des systèmes de caisse LNE et la certification NF Logiciels de gestion d’encaissement (NF525) d’Infocert sont des certifications délivrées des organismes tierce partie mandatés directement par Cofrac pour la première et par AFNOR Certification (société également mandatée par Cofrac) pour la deuxième.

La Certification permet d’attester auprès de l’administration fiscale de l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données de vente, enregistrées dans un système d’encaissement.

Comme pour l’auto-attestation, la certification que ce soit avec LNE ou Infocert exige de mettre beaucoup d’efforts dans le développement, le test et le maintien de votre système de caisse. De plus, les conditions requises pour l’obtention de la certification peuvent être plus exigeantes que celles prévues par la loi.

Le processus de certification est long et coûteux. Vous devrez créer de la documentation en nombre et subir différents audits… Bref, vous devrez certainement dédier une équipe pour l’obtention et le suivi de votre certificat.

Auto-Attestation ou Certification : Que choisir ? Certification avec LNE ou Infocert

Et pourquoi ne pas vous simplifier la vie en utilisant les services de fiskaltrust !

fiskaltrust offre des services de consulting sur-mesure pour vous aider dans la certification de votre système de caisse. Que ce soit pour certifier votre logiciel de caisse auprès de LNE ou d’Infocert, ou encore mettre en place l’attestation individuelle de l’éditeur du logiciel de caisse ; nous avons la solution qu’il vous faut !

Grâce à l’intégration du fiskaltrust.Service dans votre système, vous répondrez aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données rendues obligatoire par la loi des finances pour 2016.

Notre équipe d’experts est également là pour vous conseiller et vous accompagner dans le processus de certification.  Vous n’aurez qu’un seul point de contact et fiskaltrust vous aide à créer votre dossier de certification, gère les relations avec les différents organismes, suit de l’avancement du dossier, …

Auto-Attestation ou Certification : Que choisir ? Les solutions!

fiskaltrust est un véritable partenaire de confiance ! Membre du comité NF Logiciel RGPD et du Club Accès menant la réflexion sur le référentiel NF 525, nous mettons notre expertise à votre service afin que vous puissiez vous concentrer sur le cœur de votre activité.

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Conformité caisse enregistreuse : Les conditions requises

Conformité caisse enregistreuse : Les conditions requises

Les audits de l’administration fiscale ont commencé !

Comme vous le savez, depuis janvier 2018, tous les logiciels de caisses, caisses enregistreuses et autres systèmes d’encaissement doivent être sécurisés.

Qu’est-ce que cela implique pour les pour les fabricants, les éditeurs de logiciels de caisses enregistreuses ainsi que pour les grandes entreprises ?

fiskaltrust résume pour vous les conditions requises afin de mettre en conformité votre caisse enregistreuse pour que celle-ci réponde aux exigences légales.

Inaltérabilité

Il s’agit de vous assurer que les données enregistrées ne puissent pas être modifiées sans trace. Ainsi il ne suffit pas seulement de protéger les données contre toute modification par des tiers, mais aussi contre toute modification non tracée effectuée par le propriétaire/détenteur des données lui-même.

Sécurisation

Il vous faut garantir que les enregistrements des règlements réalisés par toute personne qui accède au logiciel ou système soient mémorisés, de même que les éventuelles modifications apportées à ces enregistrements initiaux. En d’autres termes, empêcher la suppression ou modification des données sans laisser de trace.

Conservation et d’archivage des données

Le logiciel ou le système de caisse doivent permettre d’archiver les données enregistrées. La procédure d’archivage a pour objet de figer les données et de donner date certaine aux données archivées.

Toutes les données doivent être conservées (dans le logiciel ou système de caisse) ou archivées (sur support externe). Les données servant à l’établissement de la comptabilité, preuves de leur inaltérabilité et de leur traçabilité doivent également être conservées et cela pendant une durée de six ans.

fiskaltrust garantit une fiscalité sécurisée pour les caisses enregistreuses, nous vous aidons à mettre votre logiciel d’encaissement en conformité avec à la loi française.

Source : BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20180704

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Attestation individuelle de l'éditeur du logiciel de caisse

Attestation individuelle de l’éditeur du logiciel de caisse

Obligation légale

Depuis le 1er janvier 2018, tous les logiciels de caisses, caisses enregistreuses et autres systèmes d’encaissement doivent être sécurisés (cf. Loi de finance 2016 publiée dans BOI du 3 août 2016).

Périmètre

Tous les logiciels et systèmes de caisse utilisés par un assujetti à la TVA pour enregistrer les règlements de ses clients particuliers reçus en contrepartie des livraisons de biens et des prestations de services effectuées.

Données concernées

Toutes les données de règlement liées à la réalisation d’une transaction (également lorsqu’une transaction n’est que simulée au moyen d’un module de type « école » ou « test »), qu’il s’agisse d’une opération de vente d’un bien ou d’une prestation de services et qui peut conduire à l’émission, qu’elle soit antérieure, simultanée ou consécutive au règlement, d’un justificatif (note, ticket, facture etc.) ainsi que de toutes les données liées à la réception (immédiate ou attendue) du paiement en contrepartie.

L’ensemble des données permettant d’assurer la traçabilité et de garantir l’intégrité des données concourant à la réalisation de la transaction, ainsi que les données permettant de générer des données d’archives, selon un procédé fiable, sont également concernées.

Implications pour les logiciels et systèmes de caisse

Les logiciels et systèmes de caisse devront correspondre aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données prévues par la loi.

Justification de conformité

La conformité peut être justifiée :

– Soit par un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l’article L.433-4 du code de la consommation,

– Soit par une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel de comptabilité ou de gestion ou du système de caisse concerné, conforme à un modèle fixé par l’administration.

Un seul de ces deux documents suffit à justifier du respect des conditions prévues par la loi.

A noter que si une entreprise détient plusieurs systèmes de caisse, celle-ci doit présenter un certificat ou une attestation pour chacun de ces produits.

L’attestation est individuelle, ainsi il n’est pas permis de mettre en avant l’attestation d’un autre, même si celles-ci utilisent les mêmes versions du logiciel.

L’attestation doit explicitement mentionner que le logiciel respecte les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données prévues. Elle doit indiquer précisément le nom et les références de ce logiciel (y compris la version du logiciel concernée).

L’attestation demeure valable pour les versions mineures ultérieures du logiciel ou système.

L’attestation peut être délivrée sur un support physique (par exemple, par la remise d’un document lors de l’achat du logiciel ou système à compléter par l’assujetti de son identité complète et de la date de son achat) ou de manière dématérialisée (par exemple, par téléchargement en ligne d’une attestation à compléter par l’assujetti pour y mentionner notamment son identité complète).

Risques pour les utilisateurs et les éditeurs

Lorsque la non-conformité est constatée par les contrôleurs, le client dispose d’un délai de 30 jours pour faire part de ses observations. Si cette non-conformité est confirmée, il s’expose à :

– Une amende de 7 500 € par poste non conforme.

– Un contrôle fiscal systématique.

– 60 jours pour se mettre en conformité (sinon nouvelle amende de 7 500 €).

La production d’un faux document est un délit pénal passible de trois ans d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende en application de l’article 441-1 du code pénal. Ces peines s’appliquent aux éditeurs et aux assujettis à la TVA qui présentent à l’administration une fausse copie de certificat ou une fausse attestation individuelle tout en connaissant son caractère frauduleux.

fiskaltrust et la loi

Nous avons développé une interface logicielle, qui aide la mise en conformité des logiciels et systèmes de caisse, grâce à notamment :

– l’inaltérabilité :

  • Conservation des données d’origine enregistrées, rendues non modifiables à posteriori.
  • Toute modification nécessaire est réalisée par compensation (extourne du mouvement puis saisie du mouvement désiré).
  • L’intégrité des données enregistrées est garantie dans le temps par un procédé technique fiable.

– La traçabilité et la sécurisation des informations :

  • Cette sécurisation est assurée par un procédé technique fiable, c’est-à-dire de nature à garantir et permettre de vérifier la restitution des données des règlements dans l’état de leur enregistrement d’origine. Il s’agit d’une technique de chaînage des enregistrements.

– La conservation et l’archivage des données :

  • Les données de règlement étant des données servant à l’établissement de la comptabilité de l’entreprise, fiskaltrust propose de conserver celles-ci pendant un délai de dix ans (seulement 6 ans sont prévus par la loi).
  • L’interface logicielle de fiskaltrust permet d’archiver les données enregistrées selon une périodicité choisie, au maximum annuelle ou par exercice. La procédure d’archivage a pour objet de figer les données et de donner date certaine aux documents archivés. Elle prévoit un dispositif technique garantissant l’intégrité dans le temps des archives produites et leur conformité aux données initiales de règlement à partir desquelles elles sont créées.
  • Les archives peuvent être lues aisément par l’administration en cas de contrôle.
  • Cette sécurisation est assurée par un procédé technique fiable, c’est-à-dire de nature à garantir et permettre de vérifier la restitution des données des règlements dans l’état de leur enregistrement d’origine.

Nous sommes convaincus de la conformité de notre logiciel et avons privilégié, comme le prévoit la loi, l’attestation individuelle éditeur. Une attestation éditeur est ainsi fournie à nos clients afin de garantir le respect en rapport à la loi des finances (PLF) 2016 article 88, mise en application au 1er janvier 2018.

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